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高效会议小贴士 |
会议规范
会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。
1、会议时间安排的规范
上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。
上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。
上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。
下午3-5点之间,最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。
2、会议规范本身
会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款：
所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有叁会人的开会时间。
超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。
所有与会者都要准备在会上发言。
准时开始，准时结束。
各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。
所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。
意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮黑脸.会议结束2-3天後，所有与会者应拿到会议记录。
所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。
必要时请第三方监控，以保证会议质量。
固定的会议流程规范
固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。
（1）一个中心一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括：
会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。
进行会议讨论，可以分爲不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流资讯；産生主意、做决定、确认行动；总结。
结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。
（2）两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束後的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会後的跟踪工作。会前的准备工作与会後的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。
会议效率不高是当前许多会议的现状。因此，找出会议效率低下的原因就显得格外重要。通常有7大因素致使会议效率低下，针对这些因素，应在会前充分做好预防性管理。
与此同时，清楚了解什麽是高效会议、会议规范有哪些也至关重要，只有掌握了这些，才能从正面引导我们如何提高会议的效率。 |
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